Voor welke installaties is het Digitaal Logboek bedoeld?

De ontwikkeling van het Digitaal Logboek is geïnitieerd vanuit de lift- en roltrapbranche met als doel betere samenwerking en transparantie. Het uitgangspunt is dat lift- en roltrapinstallaties die momenteel door onderhoudsfirma’s worden bezocht én waar een logboek aanwezig is zullen worden opgenomen in het Digitaal Logboek. Dat betekent alle installatie die vallen onder de Warenwetbesluit Liften, en in enkele gevallen ook Warenwetbesluit Machine installaties.


Welke gegevens worden nu gelogd in het Digitaal Logboek, en welke gegevens (nog) niet?

Wat wordt vastgelegd?

  • Basisinformatie van de installatie zoals type, locatie en ID’s/codes en fabrikant.
  • Registratie van bezoeken (logs) waarbij wordt vastgelegd het type bezoek, de einddatum en -tijd, opmerking en een eventuele referentie.

Wat wordt er (nog) niet vastgelegd?

  • Technische gegevens van de installatie
  • Keuringsrapporten en certificaten van goedkeuring
  • De EG verklaring van overeenstemming en schema’s
  • Foto’s van de installatie of het logboek

Kijkend naar de toekomst is het goed mogelijk dat de zaken die nu niet in het logboek worden geregistreerd, nog zullen worden opgenomen.


Hoe komt de data van installaties en bezoeken terecht in het Digitaal Logboek?

Installaties:
In de liftbranche zijn onderhoudspartijen degenen die het beste op de hoogte zijn van de status van een installatie. Zij zijn dan ook aan zet om basisgegevens van installaties toe te voegen in het Digitaal Logboek. Het initiële databestand kan worden aangeleverd door gebruik te maken van een template (vraag deze aan via [email protected]), waarbij na aanlevering een datacontrole zal plaatsvinden en de data vervolgens wordt ingelezen. De data wordt vanzelfsprekend vertrouwelijk behandeld en niet gedeeld met branchegenoten.

Logs:
Naast installaties zullen logs worden aangemaakt door de verschillende organisaties met de rollen: fabrikant/onderhoudspartij, keurende instantie en subcontractors. Om ervoor te zorgen dat het Digitaal Logboek actueel is en blijft worden dynamische gegevens zoals bezoekinformatie (logs) idealiter kort na het fysieke bezoek aangeleverd via de API.


Heeft iedereen toegang tot de data in het Digitaal Logboek, of is daar een sleutel voor nodig?

Het Digitaal Logboek is opgezet als een publiek toegankelijke oplossing. In die zin heeft iedereen toegang tot de data van installaties maar uiteraard niet zomaar van alle installaties. Alleen van die installaties waarvan een fabrikantcode of aangepaste code i.c.m. een postcode óf een SBCL-ID van bekend zijn, is de informatie per installatie op te halen. Daarnaast wordt gebruik van het Digitaal Logboek gemonitord, op geautoriseerde gebruikers (die data kunnen schrijven en grotere hoeveelheden kunnen ophalen) ‘rate-limiting’ toegepast en beschikt het systeem over een firewall om kwaadwillenden buiten de deur te houden. Lees hier meer over in onze datavisie.


Bij het aanmaken van een installatie is soms geen eigenaar of adres bekend, daarnaast is er soms ook nog geen onderhoudscontract afgesloten. Wie doet wat?

In het Digitaal Logboek wordt relevante, maar summiere informatie vastgelegd en beschikbaar gesteld. Een eigenaar wordt niet geregistreerd, dus als deze (nog) niet bekend is, is dat geen probleem. Het adres is echter een belangrijk kenmerk van de installatie en daarom is het invoeren van adresvelden verplicht. Bij het ontbreken van een adres is het helaas niet mogelijk om een installatie toe te voegen. De installatie wordt aangemaakt door een fabrikant/onderhoudspartij. Mocht er nog geen onderhoudscontract zijn afgesloten kan de installatie worden aangemaakt door de fabrikant die de installatie heeft opgeleverd. In veel gevallen is dit ook de partij die de installatie in onderhoud zal nemen.


Hebben keurende instanties toegang tot het Digitaal Logboek, ook als er geen sprake is van een keuringsovereenkomst?

Ja, elke rol met schrijfrechten -waaronder keurende instanties- kan logs toevoegen aan het logboek. Hier is echter wel een API-sleutel voor nodig, vraag deze aan bij SBCL via [email protected].


Heeft de rol van eigenaar of adviseur ook schrijfrechten?

Op dit moment kan een eigenaar of adviseur niet schrijven in het Digitaal Logboek. Tijdens de ontwikkeling van het logboek is gebleken dat het niet gebruikelijk is voor deze partijen om zaken vast te leggen in het papieren logboek. Als blijkt dat dit een breder gedragen wens is, kan dit in de toekomst worden ontwikkeld.


Wat is de planning voor de overgang van het papieren logboek (de bezoeknotities in het liftboek) naar de digitale invoer via de Digitaal Logboek API?

Er is nog geen concrete planning bekend voor de omschakeling van offline (papieren) notaties naar logs in het Digitaal Logboek. Het uitgangspunt is om de digitale variant na de livegang een periode in gebruik te hebben en schaduw te draaien naast het papieren logboek. Daarmee ontstaat gewenning en kunnen eventuele onvolkomenheden worden opgelost alvorens afscheid te nemen van het papieren logboek.


Er zal dus voorlopig nog papier op locatie blijven. Bij een modificatie is het nodig om deze papieren versie aan te passen. Daarnaast is het invoeren van werkzaamheden en keuringspunten beperkt. Hoe behoud je historie?

Vanaf livegang van het Digitaal Logboek en het gebruik ervan door leveranciers binnen de liftbranche zal een historie worden opgebouwd bij elke installatie. Dit gebeurt door invoer van de basisinformatie van de installatie en de bezoeken (logs). Op dit moment betreft dit dus inderdaad vooral het dynamische deel van het liftboek. Het is onze ambitie om na adoptie van het Digitaal Logboek de meer statische onderdelen op te gaan nemen, zodat in de toekomst definitief kan worden overgeschakeld op de digitale variant.


Is de historie van een installatie inzichtelijk?

Ja, de historie van logs is inzichtelijk vanaf het moment dat de logs in het Digitaal Logboek zijn ingevoerd.


Is het mogelijk om rapportages te maken van installaties die in beheer of eigendom zijn?

Het Digitaal Logboek is in eerste instantie opgezet als digitale opvolger van het huidige papieren logboek. De insteek is een digitaal kruispunt waar informatie vanuit verschillende partijen samenkomt en opgehaald kan worden. Voor nu is niet voorzien in rapportagemogelijkheden.


Geldt er een subsidie voor aansluiting op het Digitaal Logboek?

Met betrekking tot de individuele inventarisatie en implementatie per bedrijf is SBCL bereid om de bedrijven, onder voorwaarden, voor 50% te subsidiëren.

Uitganspunten

  • Basisinformatie van de installatie zoals type, locatie en ID’s/codes en fabrikant.
  • Uitvoering in 2023
  • Bedrijf gaat deelnemen aan het Digitaal Logboek
  • Bedrijf gaat haar gerelateerde data importeren in het Digitaal Logboek
  • Bedrijf tekent hiervoor een subsidie overeenkomst met SBCL
  • De ondersteuning hierbij (hoe en wat) is subsidiabel (50% met een maximum van € 2.500,-)
  • De kosten voor het feitelijk importeren vanuit het bedrijf naar het Digitaal Logboek zijn niet subsidiabel